Muchas empresas han oído algo de Sharepoint, otras muchas entienden a Sharepoint como la evolución de sus servidores de archivos.
Sharepoint no es simplemente un servidor de archivos, sí que es verdad que tiene cuentas de almacenamiento, puede alojar archivos, y que es multidispositivo, pero es mucho más.
Imaginemos una web, en la que podemos poner un archivo, y a ese archivo le queremos poner propiedades, es decir, una fecha de creación, una fecha de modificación, una persona que lo ha creado y modificado, un título, un subtítulo, quizá un tema de interés, quizá también le queremos asociar un departamento de la empresa, o bien es un elemento que lo queremos considerar como confidencial. De todo esto que hemos mencionado, además me gustaría tener la posibilidad de hacer una búsqueda en todos mis archivos con las propiedades que me interesa, como si fuera una página de compra Online, y además puedo compartir con otros usuarios de dentro o fuera de la organización.
Más o menos, va por ahí Sharepoint, pero es mucho más. Sharepoint en definitiva es una tecnología Web, asistida y diseñada por Microsoft que nos permita además instalar aplicaciones, o complementos para las aplicaciones, hacer una intranet, tener un calendario para compartir, una lista para explotar datos casi como si fuera un SQL, crear un formulario para introducir nuevos elementos, incluir un mapa de google maps, un video de youtube, poner a disposición nóminas de los trabajadores, políticas de prevención de pérdida de información (DLP) y todo asistido como si fuera un gestor de contenido.
Como he comentado, prácticamente la mayoría utiliza Sharepoint para migrar su servidor de archivos a la “Nube” de Microsoft, pero finalmente únicamente utilizan una propiedad que es la aplicación de archivos.
Os hago un pequeño escenario que podríamos realizar como ejemplo:
Movemos los usuarios a Microsoft 365, con esto quiero decir, que los usuarios tienen sus buzones de correo electrónico a través de Outlook Online, un gran y buen paso, ya que no tendremos los problemas de tener un correo On Premise, sobre todo por la disponibilidad, y tendremos todos nuestros dispositivos con el correo sincronizado. Con este paso, conseguimos que todos los usuarios de la compañía tengan un nombre de usuario y contraseña.
Ahora queremos mover los archivos, para ello, vamos a Sharepoint, resulta que tenemos archivos de diferentes departamentos, podríamos comenzar, por realizar diferentes sitios en los que asignamos como miembros los miembros del departamento, algunos de los miembros únicamente como lectura, a estos sitios, les pondremos si se pueden compartir los archivos con el exterior o con otros usuarios de la organización. Comenzamos a copiar los archivos en los diferentes sitios, en este momento los usuarios ya tendrán acceso a los archivos.
Seguidamente, intentamos introducir las listas, para por ejemplo, definir nuestro sistema de gestión de incidencias, tanto las incidencias enviadas por correo electrónico de soporte, como las que introduzcan a través de un formulario quedarán registradas, y los técnicos cambiarán el estado y se definirán sus vistas.
Para acabar el ejemplo, realizaremos una intranet de gestión de nuestros clientes, haremos una web, con los diferentes clientes, notas con los clientes, sus direcciones en maps, e información útil de ellos.
Es muy difícil entender que es Sharepoint, con un simple texto, lo que sí os puedo decir, que es ampliamente potente para mucho más de lo que creemos, y que la gestión se puede llevar des de la propia empresa, unificado con las credenciales de nuestros usuarios de Microsoft 365 y con Teams.
